Hoe organiseer je een succesvolle webinar

Hoe organiseer je een succesvolle webinar

10 mei 2020

Webinar  “een lezing, workshop, college, vergadering of soortgelijke presentatie of vorm van kennisoverdracht die plaatsvindt via het internet”

Voordien was een webinar vooral een marketinginstrument, een tool om nieuwe leads te verzamelen voor het salesteam. Webinars worden nu volop ingezet als oplossing voor het vele afstandswerk en vergaderen. Bedrijven gaan op zoek naar alternatieve manieren om interactief te communiceren. Dit zowel intern als extern.

Gedaan met saaie conference calls of moeilijke skypeverbindingen. Met de webinar is het alsof je er zelf bij bent. 
Maar hoe organiseer je nu een succesvolle webinar?

INHOUD

Content is key

Bereid je goed voor. Weet wat je wil vertellen en hoe. Schrijf je doelstelling uit. Identificeer het onderwerp. Plan niet alleen wat je doet tijdens het webinar. Schrijf ook uit hoe je voordien (pre) en nadien (post) erover wil communiceren.

Denk ook na over wie je waarvoor uitnodigt. Doe je een online ‘sessie’ waarin je zoveel mogelijk mensen wil laten kennismaken met je bedrijf? Of is het een gesloten meeting – zoals een  jaarvergadering - waar je echt wil weten wie je aanspreekt. 

Zo bezorg je de meest relevante informatie aan de juiste personen.


Wens je graag hulp bij het organiseren van je webinar ? Klik dan hier voor een gesprek met één van onze MOTCHA collega's.

Content is key. Zorg dat je webinarkijkers weten waar je voor staat. Welk probleem je voor hen gaat oplossen. Wat je gaat meedelen.

Hou het interessant

Webinars bieden veel mogelijkheden om de interesse van je kijkers / deelnemers vast te houden.

  • Je kan een presentatie tonen
  • Je kan een video of animatie laten zien
  • Je kan je computerscherm delen zodat je specifieke uitleg kan geven.

Hou de interesse van je webinarkijker vast met video, presentatie of animatie. Deel je scherm

Ga interactie aan

Eén van de belangrijkste aspecten van een webinar is dat je het interactief kan maken. Wil je dat de deelnemers hun aandacht niet verliezen? Dan kan je ze maar beter bij je verhaal betrekken.

De meeste webinars bieden een chatfunctie. Kijkers kunnen hier rechtstreeks vragen stellen aan de spreker en die kan er in real-time op antwoorden.

Er bestaan ook mogelijkheden om een enquête of poll in te laten vullen. De resultaten kunnen live gedeeld en besproken worden. Heel waardevol om bijvoorbeeld rechtstreeks feedback te krijgen over dat nieuwe product of die nieuwe dienst.

Veel kijkers? Doe het niet alleen.

Belangrijk bij een webinar met een groot publiek, is voldoende ondersteuning. Wanneer je aan het presenteren bent en er worden ondertussen veel vragen gesteld is het soms moeilijk bij de kern van je verhaal te blijven.

Daarnaast kan het voor andere kijkers vervelend zijn als het verhaal continue onderbroken wordt. Je kan hiervoor met (verschillende) moderators werken. Zij nemen dan een deel van de taken op zich:

  • Het beantwoorden van de vragen in de chat.
  • Het bundelen van vragen die voor de hele groep belangrijk zijn om later aan de spreker voor te leggen.
  • Het bijhouden van de resultaten van de poll.
  • Het in de gaten houden van de reacties op social media.

Op die manier kan de spreker zich bij het verhaal houden en leiden de moderators alles eromheen in goede banen.

Ga de interactie aan met je webinarkijkers, chat, gebruik de Q&A, doe een poll, hou een stemming!

Save the best for last

Je kan een webinar vergelijken met een face-to-face presentatie. Je brengt dus best een boeiend verhaal. Hou de aandacht van je kijkers vast met een goeie structuur. Vertel ze aan de start wat ze kunnen verwachten, maar bouw de spanning op.

Introduceer jezelf en identificeer je doelgroep.
Benoem het probleem van de doelgroep.
Geef aan welke oplossing jij daarvoor hebt.

Je kan op voorhand de structuur van je webinar ook delen met de kijkers, op die manier weten zij wat hen te wachten staat en is de kans groter dat jij een publiek hebt dat oprecht geïnteresseerd is. 

TECHNIEK 

Techniek laat je niet in de steek. Of misschien toch wel…

Je webinar is gedoemd om te falen als de techniek niet tiptop in orde is.
Niets zo vervelend als een haperend beeld, een slechte geluidskwaliteit, een grote vertraging op de lijn enzovoort.  Kijkers haken snel af als de techniek niet mee wil.
Zorg daarom dat, bovenal, je techniek in orde is door volgende materiaal aan te schaffen of te huren:

  • goede hardware
  • een snelle internetverbinding
  • een goede camera
  • een goede microfoon
  • een gepersonaliseerd webplatform waar het webinar te volgen is.

Wens je graag hulp bij het organiseren van je webinar ? Klik dan hier voor een gesprek met één van onze MOTCHA collega's.

Je webinar faalt als de techniek niet in orde is. Ga voor de juiste hardware, software, accessoires of streaming partner.

Test

Laat niets aan het toeval over. Test alles tot in de puntjes.
Log ruim voor de webinar begint in en test met iemand hoe de kwaliteit van het geluid en beeld is.  Werken ook alle functies van de software goed?  Laat niets aan het toeval over.  

ANALYTICS

Héhé, het is achter de rug. Het is goed gegaan, de interactie was top. Die moderator deed z’n werk supergoed. Het gevoel zit goed.

Uiteraard wil je nog kunnen nakijken of de deelnemers blij waren? Of er nog onbeantwoorde vragen zijn. Of de presentatie ook boeide. Ook dat kan. Na de livestream kan je analytische cijfers krijgen die hierop antwoorden geven. Ook kan je de video herbekijken of nasturen naar de deelnemers of afwezigen en delen op je social media platformen.

Die nazorg is minstens even belangrijk want daarmee heb je de hele customer journey van de lead of klant mooi afgevinkt.

Organiseer je professionele webinar best samen met een betrouwbare partner, één die ervoor zorgt dat de techniek feilloos werkt en je ondersteunt in het gehele voortraject én afronding naderhand.

DB Video en MOTCHA hebben voor elk wat wils. Van studio-opnames (rekeninghoudend met de maatregelen en beperkingen van het ogenblik) tot low-budget oplossingen en tips & tricks.

  • Studio opnames 
  • On demand streaming
  • Live video stream
  • Interactieve web conference
  • Social media live uitzendingen

Webinar in een studio omgeving


Wil jij je concentreren op de boodschap? Dan nemen wij graag de zorgen van je over!